1. Le prix unitaire par rapport au prix convenu
C'est l'erreur la plus fréquente et la plus coûteuse. Le prix négocié avec le commercial, ou celui de la mercuriale de la semaine, n'a pas été mis à jour dans le logiciel du fournisseur. Comparez chaque prix unitaire HT à votre référence : mercuriale, devis ou dernière facture.
2. Les quantités et les poids
Vérifiez que la quantité facturée correspond à la quantité livrée (le bon de livraison signé fait foi). Pour les produits au poids, regardez le poids réel : un colis « environ 5 kg » facturé 5,8 kg mérite un coup d'œil.
3. Les doublons
Un même produit sur deux lignes, une livraison facturée deux fois (une fois sur le bon de livraison valorisé, une fois sur la facture récapitulative), un avoir déjà accordé qui réapparaît.
4. Les remises et le franco
Les remises négociées (au volume, de fidélité) et les frais de port. Si la commande dépassait le franco, il ne doit pas y avoir de frais de livraison.
5. La TVA et les calculs
Les produits alimentaires sont en principe à 5,5 % ; un aliment facturé à 20 % est une erreur fréquente. Vérifiez aussi que quantité × prix unitaire donne bien le montant de la ligne, et que les totaux sont justes.
6. Les mentions obligatoires
Numéro de facture, date, identité et SIREN des deux parties, désignation précise, quantités, prix unitaires HT, taux et montant de TVA, total HT et TTC, conditions de paiement. Avec la facture électronique (2026-2027), ces informations deviennent structurées et beaucoup plus faciles à contrôler automatiquement.
Comment réclamer un avoir
Écrivez au service client ou au commercial avec, pour chaque ligne : le produit, le prix facturé, le prix attendu, la quantité et l'écart en euros. Joignez la facture et la référence (mercuriale ou devis). Un message précis et chiffré est presque toujours traité rapidement. Relancez au bout d'une semaine sans réponse.
Ce contrôle prend du temps à la main. Un outil de contrôle des factures fournisseurs fait ces vérifications à chaque livraison et prépare la réclamation chiffrée.
Questions fréquentes
Combien de temps a-t-on pour contester une facture ?
Le plus tôt est le mieux : à réception, ou à la livraison pour les écarts de quantité et de qualité, qui doivent être notés sur le bon de livraison. Un écart de prix se signale dès qu'il est repéré, avec la référence du prix convenu.
Faut-il garder les factures papier ?
Oui, les factures doivent être conservées (en général dix ans pour les pièces comptables). Une copie numérique est utile pour le contrôle au quotidien, mais renseignez-vous auprès de votre comptable sur les règles d'archivage.